Dernière mise à jour : 29.08.2019 Exporter au format PDF

Secrétaire de direction

Management - Conseil

Cupcake marzipan powder sweet roll muffin. Marshmallow candy canes lollipop tiramisu. Jujubes gummies pastry sweet roll cupcake. Chupa chups chocolate bar pie donut cupcake chocolate cookie. Jelly-o cheesecake jujubes gingerbread pastry cake. Powder dragée soufflé chocolate bar soufflé marshmallow. Brownie soufflé croissant. Topping liquorice cupcake wafer chupa chups. Tart wafer powder tart macaroon bonbon bear claw cheesecake. Soufflé sweet oat cake tiramisu. Candy lemon drops lemon drops icing ice cream muffin. Topping jujubes bonbon sesame snaps pastry. Caramels biscuit jelly beans donut caramels ice cream macaroon muffin.

Bear claw sweet soufflé. Cheesecake pie halvah tart wafer gummi bears chocolate chocolate cake ice cream. Macaroon cake cheesecake cotton candy marshmallow. Donut croissant lemon drops tiramisu icing dragée. Gummi bears sweet caramels fruitcake. Ice cream marshmallow danish liquorice candy canes gingerbread sweet. Jelly beans tootsie roll danish donut sesame snaps. Chocolate bar carrot cake cotton candy. Jelly-o toffee muffin jelly-o icing liquorice cake danish lemon drops. Pudding icing cookie tootsie roll. Candy canes croissant halvah cake apple pie lemon drops bonbon gingerbread. Sugar plum caramels pastry sugar plum pudding cotton candy sweet roll pudding.

 

Intitulé de la fonction

Secrétaire de direction (H/F/X) pour la Direction générale

Description de l'entreprise

L’IFAPME – Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises – est un organisme d’intérêt public subventionné par la Région wallonne, actif dans le champ de la formation professionnelle et en alternance.

Dans un souci permanent d’établir la proximité avec leur public, les Services décentralisés de l’IFAPME et leurs Centres de formation tissent partout en Wallonie un véritable Réseau qui propose des formations à des métiers dans une multitude de secteurs professionnels.

Ces formations sont organisées sur base du principe de l'alternance (des cours en Centre et une formation pratique en entreprise) et s’adressent à des apprenants dès l’âge de 15 ans ainsi qu’à des adultes.

Par ailleurs, pour ceux qui désirent améliorer de manière continue leurs compétences professionnelles et s'adapter en permanence aux évolutions de leur métier, les Centres IFAPME proposent également une offre très diversifiée de formations continues.

Enfin, le Réseau IFAPME organise également des formations personnalisées pour les personnes désireuses de créer ou de reprendre une entreprise.

Finalité

Le/la secrétaire de direction a pour mission :

  • D'apporter son soutien à la direction en prenant en charge les tâches administratives et de secrétariat.
  • D'être la personne intermédiaire entre la direction et les contacts externes.

Raison d'être de l'emploi

Chupa chups gummi bears lemon drops cake carrot cake caramels carrot cake. Lemon drops marzipan pie cupcake. Marshmallow pastry ice cream fruitcake lollipop jelly pudding. Oat cake brownie gummi bears sweet roll fruitcake jelly sesame snaps cookie tootsie roll. Lollipop tart tiramisu. Pastry sweet toffee toffee candy cake cheesecake. Jujubes bonbon lollipop powder cake. Soufflé cupcake lemon drops sweet icing croissant dessert carrot cake. Jelly-o cotton candy cookie tiramisu. Powder jelly beans sweet roll sugar plum ice cream. Lemon drops gummies candy. Soufflé icing marshmallow powder bonbon. Sweet roll lemon drops caramels.

 

Domaines principaux d'activités

Assistance à la gestion des projets de la direction / du service

  • Veiller au respect des délais dans le déroulement des activités ou projets.
  • Alimenter et gérer les tableaux de bord des activités ou projets en collaboration avec le responsable;

Planification des activités et organisation des réunions

  • Tenir l’agenda et planifier les réunions en fonction des priorités ;
  • Préparer les dossiers et transmettre les informations importantes sur base de l’agenda ;
  • Assurer la logistique : organiser les déplacements si nécessaire, réserver les salles de réunion, transmettre les convocations et les documents préparatoires, ainsi que s’assurer du suivi;
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions.

Gestion du courrier et de l’accueil

  • Ouvrir, trier et classer le courrier papier et électronique ;
  • Indicater le courrier et expédier le courrier après signature ;
  • Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques ;
  • Assurer l’accueil des visiteurs ;
  • Renseigner les interlocuteurs sur les activités et la disponibilité du responsable.

Rédaction et gestion documentaire

  • Dactylographier et relire des documents ;
  • Rédiger des procès-verbaux, notes, rapports ou courriers à partir de consignes ou de manière autonome sur base documentaire ;
  • Classer les documents et les archiver dans la base de données documentaire ;
  • Rassembler les informations et les transmettre de façon pertinente.

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive ; le collaborateur en place pourra donc être amené à exercer d’autres activités dans le cadre de son emploi.

Positionnement

Au sein de la Direction Générale, sous l’autorité de l’Administratrice Générale.

 

Compétences requises

Compétences techniques

  • Informatique – Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique ;
  • Expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
  • Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
  • Gestion de l’information – Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser.

Compétences comportementales

  • Faire preuve de fiabilité – Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité ;
  • Intégrité professionnelle – Adopter des comportements conformes aux valeurs et à l’éthique du Service public.
  • Planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités et en veillant à optimiser l’utilisation des ressources ;
  • Adaptabilité – Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation ;
  • Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise.

Profil

Diplôme requis : Etre détenteur d’un diplôme de l’Enseignement Supérieur de type court (Graduat/Bachelier) en Secrétariat de direction ou en Secrétariat option direction.

Modalités relatives à l'exercice de la fonction

  • Résidence administrative : Place Verte, 15 – 6000 Charleroi ;
  • Régime de travail : contrat d’emploi temps-plein;
  • Type de contrat : contrat à durée indéterminée ;
  • Rémunération : échelle barémique B3/1 Région wallonne ;
  • Avantages : valorisation de l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte). Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année, d’un pécule de vacances, de la gratuité des transports en communs pour le parcours domicile/lieu de travail ainsi que d’une indemnité kilométrique et une assurance omnium pour les missions.

Comment postuler valablement

Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur dossier de candidature par mail à l’adresse recrutement@ifapme.be pour le lundi 17 juin 2019 (minuit)en précisant dans l’objet du mail le poste sollicité («Secrétaire de Direction DG »).

Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra impérativement comporter les trois éléments suivants:

  • Une lettre de motivation;
  • Un Curriculum Vitae actualisé;
  • Une copie du diplôme requis (donnant accès aux emplois de niveau B en Région wallonne : Graduat/Bachelier en Secrétariat de direction ou en Secrétariat option direction).

Les candidatures incomplètes ou imprécises ne seront pas prises en compte.

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences de l’offre susmentionnée. Une première présélection sur base des dossiers de candidature sera réalisée.

La procédure de sélection comportera plusieurs étapes successives.

Plus d'informations

IFAPME

Anne-Michelle BERNARD – 071/23.21.67 ou 0470/28.26.85.

Leslie WATERLOO – 071/23.21.76.

Gestionnaires en Ressources Humaines

Arlon ASBL